Print Security

DER BLINDE FLECK, DER KMU VERLETZLICH MACHT

Gegenwärtige Einstellungen und Verhaltensweisen liegen hinter der Norm

Torsten Bechler | Manager Product Marketing DACH

Es vergeht kaum eine Woche, in der die Datensicherheit nicht in die Schlagzeilen gerät. Es ist ein heiß diskutiertes Thema, und das aus gutem Grund - es ist eine große Bedrohung für Unternehmen jeder Art und Größe. Aber es ist ein sehr vielfältiger Bereich, und um 100%ige Sicherheit zu erreichen, müssen Unternehmen jeden Aspekt davon verstehen. Wir bei Sharp sind leidenschaftliche Befürworter der Sicherheit im Zusammenhang mit Druckerzeugnissen, deshalb haben wir eine neue Umfrage in Auftrag gegeben, um herauszufinden, wie gut Unternehmen seine Bedeutung verstehen und wie sich die Einstellung der kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs) zu diesem Thema verändert, da die Sicherheitsagenda immer wichtiger wird.

Nur 10 % der Befragten aus KMUs betrachteten ihren Multifunktionsdrucker (MFP) als ein potenzielles Sicherheitsrisiko.

Ganz einfach, die Ergebnisse unserer Umfrage waren nicht ermutigend. Generell sind die Wahrnehmungen rund um die Drucksicherheit bestenfalls falsch und schlimmstenfalls potenziell extrem gefährlich. Nur 10 % der Befragten aus KMUs betrachteten ihren Multifunktionsdrucker (MFP) als potentielles Sicherheitsrisiko, und 20 % gaben an, dass sie überhaupt keinen Sicherheitsprozess für die Verwendung ihres MFP haben.

Leider wirken sich diese Wahrnehmungen auch direkt auf das Verhalten der Mitarbeiter aus.

Gegenwärtige Einstellungen und Verhaltensweisen liegen hinter der Norm

Unsere Umfrage ergab, dass 25 % der Büroangestellten angeben, dass sie vertrauliche oder persönliche Informationen auf dem Druckerschacht gefunden haben, die nicht für sie bestimmt waren - ein schwerwiegender Verstoß gegen den Datenschutz. 28 % der Büroangestellten geben auch an, einen Arbeitsplatzdrucker benutzt zu haben, um ein persönliches Dokument zu drucken, das sie zu Hause, außerhalb der Sicherheitsumgebung des Unternehmens, erstellt haben. Und 14 % haben ihren Bürodrucker benutzt, um ein Dokument auszudrucken, das sie trotz einer Warnung, dass die Datei unsicher sein könnte, heruntergeladen haben, wodurch das Unternehmensnetzwerk einer potenziellen Bedrohung ausgesetzt wurde.

Alleine diese Verhaltensweisen sind für jedes wachsende Unternehmen problematisch. Aber zusammen zeichnen sie das Bild einer Belegschaft, die einfach nicht versteht, wie groß die Gefahren für die Drucksicherheit sein können. Ohne dieses Verständnis werden sich die Teams einfach weiter so verhalten, und die Druck- und Dokumentensicherheit wird auch weiterhin ein Hauptschwachpunkt für die heutigen KMUs sein.

Warum genau ist es also ein solches Problem, und woher kommt das Problem?

Die Technik hinter dem Trend

In den letzten Jahren wurden die traditionellen Drucker weitgehend durch hochentwickelte Multifunktionsdrucker ersetzt. Diese Multifunktionsgeräte haben viel mehr mit einer Desktop-Workstation gemeinsam als mit den Druckern der Vergangenheit, doch aufgrund der Wahrnehmung, dass sie "nur ein Drucker" sind, haben sie nicht die Aufmerksamkeit erhalten, die sie unter Sicherheitsaspekten benötigen.

Im Grunde genommen ist ein MFP eine Informationsdrehscheibe. Es kann Daten lokal speichern, ist mit dem Kernnetzwerk des Unternehmens verbunden und dient der gemeinsamen Nutzung sensibler Daten - sowohl physisch als auch digital. Obwohl diese Geräte ähnlich wie andere netzwerkfähigen Geräte funktionieren, geben 40 % der Menschen an, noch nie eine Schulung oder formelle Beratung zur sicheren Verwendung eines MFP erhalten zu haben.

Dies stellt ein großes Problem für wachsende Unternehmen dar. Stellen Sie sich für einen Moment vor, wenn wir dasselbe über intelligente Geräte wie Tabletts am Arbeitsplatz sagen würden. Sie sind daran gewöhnt, dieselben Arten von Daten gemeinsam zu nutzen und auf sie zuzugreifen, sie sind an dasselbe Netzwerk angeschlossen, aber selbst unter denen, die relativ neu in der Welt der Datensicherheit sind, ist der Gedanke, sie nicht mit angemessenen Sicherheitsrichtlinien auszustatten, fast undenkbar.

Etwas musste sich ändern. Also beschlossen wir, es selbst zu ändern.

Menschen proaktiv schützen

Wir bei Sharp verstehen und respektieren die Herausforderungen, die die Sicherheit eines KMU mit sich bringt. Sie verfügen nicht über die gleichen Ressourcen wie größere Unternehmen, Ihre Prozesse ändern sich ständig, und es ist selten einfach, Menschen dazu zu bewegen, sich zusammenzusetzen und über Drucksicherheit zu sprechen. Was KMUs wirklich brauchen, ist ein MFP, das die Sicherheit für sie gewährleistet. Und genau das hat Sharp geschaffen.

Durch den Einbau von Sicherheitsmerkmalen direkt in unsere neueste Generation von MFPs haben wir es für KMUs einfacher denn je gemacht, die Herausforderungen der Drucksicherheit zu meistern. Die Entwicklung Ihrer Drucksicherheitsstrategie ist so einfach wie das Einschalten der zahlreichen integrierten Sicherheitsfunktionen, die in unseren neuesten Geräten enthalten sind.

Zugriffskontrollen und Benutzerüberprüfung helfen Ihnen dabei, einzuschränken, wer das MFP-Gerät verwenden darf und wofür es verwendet werden darf (Kopierer, Drucker, Scanner, Cloud Access usw.). Die Datenverschlüsselung stellt sicher, dass Ihre Daten sicher im Gerät gespeichert sind. Eingebettete Anwendungen und interne Prozesse werden auf eine Whitelist gesetzt, um jede potenzielle Malware-Operation zu blockieren. Sie können Ihnen sogar physische Warnungen geben, wenn Sie vergessen haben, ein Dokument aus dem Scanner zu nehmen, um zu verhindern, dass Papierkopien in die falschen Hände geraten.

Möglicherweise können wir die Wahrnehmungsprobleme bezüglich der Drucksicherheit nicht über Nacht lösen. Aber durch die Bereitstellung von Geräten, die die besten Sicherheitspraktiken automatisch "out of the box" durchsetzen, können wir den Menschen helfen, die "neue Normalität" des Druckens zu erlernen und sich an eine sicherere Arbeitsweise anzupassen.

Für diejenigen, die mehr über Fragen der MFP- und Druckersicherheit erfahren möchten, hat Sharp in Zusammenarbeit mit dem Ethik-Hacker Jens Müller einen praktischen Leitfaden zur Drucksicherheit für KMUs erstellt. Wenn Ihre Drucksicherheit gebrochen ist, kann Sharp Ihnen helfen, dies zu beheben.

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Einfache Druckersicherheit
für Unternehmen

mit Jens Müller, Ethik Hacker

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